Gestione minicalendario e creazione di un elenco di distribuzione Zimbra

Nel seguente articolo vedremo come è possibile creare in Zimbra un un appuntamento con il minicalendario e  elenco di distribuzione
e-mail o gruppo di contatti

Creazione di un appuntamento con il minicalendario

Avete mai usato il minicalendario di Zimbra? Vi permette di risparmiare un sacco di tempo quando create i vostri appuntamenti!

Se non vedete un minicalendario, significa o che la tua organizzazione non lo ha abilitato o che tale preferenza non è stata attivata in Preferenze > Agenda > Mostra sempre il minicalendario. Verificate quindi prima di tutto le impostazioni delle Preferenze.

Ci sono due diversi modi per utilizzare il minicalendario Zimbra come tasto di scelta rapida per creare una riunione.

 

1. Da un messaggio e-mail: si tratta di un tasto di scelta rapida estremamente utile, in quanto consente di aprire una scheda appuntamento che include automaticamente tutti gli indirizzi degli elenchi “A”, “Da” e “Cc” dell’e-mail, il contenuto del messaggio ed eventuali allegati! Guarda una dimostrazione:

2 . Da una qualsiasi scheda Zimbra: come illustrato di seguito, clicca con il pulsante destro su una qualsiasi data del minicalendario e seleziona Nuovo appuntamento. Non è necessario trovarsi nella scheda Agenda di Zimbra per creare un nuovo appuntamento.

Creazione di un elenco di distribuzione e-mail o gruppo di contatti

Zimbra dispone di una funzione di autocompletamento utilissima durante la creazione di messaggi e appuntamenti: basta iniziare a digitare un nome perché il relativo indirizzo si compili automaticamente. Ma è altrettanto comodo avere già pronto un proprio elenco di invio e-mail, anche noto come elenco di distribuzione. In Zimbra, si chiama gruppo di contatti.

È possibile gestire un numero illimitato di gruppi di contatti. Potete creare un gruppo di contatti per il tuo team di lavoro, uno più ampio per il tuo reparto, per gli amici, i famigliari, ecc. Mentre digitate un indirizzo in Zimbra, i gruppi di contatti che hai impostato si autocompletano, aggiungendo automaticamente tutti gli indirizzi del gruppo.

Per creare un gruppo di contatti serve seguire i seguenti semplici passaggi:

1. Aprite il menu Nuovo in una qualunque scheda e seleziona Gruppo contatti.

2 Viene aperta la scheda Gruppo contatti
3 Assegnate un nome al gruppo
4 Cercate i contatti da aggiungere al gruppo. Zimbra ricerca gli indirizzi nell’indirizzario globale GAL, ma potete modificare questa impostazione in modo che vengano ricercati nei tuoi Contatti
5 Seleziona i contatti da inserire nel gruppo.
6 Cliccate su Aggiungi per aggiungere un contatto
7 Fate clic su Salva per salvare il gruppo.

Nota: L’indirizzario globale GAL è il nome tecnico con cui si definisce l’indirizzario dell’azienda.

Viene quindi visualizzato il nuovo gruppo di contatti. L’icona che contraddistingue un gruppo di contatti rappresenta più sagome di persone. Quando dovete inserire un indirizzo in un messaggio o appuntamento, vi basterà digitare il nome del gruppo di contatti e tutti i relativi indirizzi si completeranno automaticamente.

Source Zimbra Blog